Restructurer votre entreprise sans que cela soit un cauchemar pour votre département informatique

1

Les opérations de « Carve Out » au sein des groupes nationaux ou internationaux consistent généralement à céder une ou plusieurs branches d’activités à travers la création d’une nouvelle entité juridique qui regroupe les actifs à céder.

Lors d’une restructuration, l’objet est généralement de regrouper et/ou séparer des activités au sein de sociétés juridiques dédiées (déjà existantes ou créées à l’occasion).

Outre les enjeux humains, juridiques, légaux et fiscaux (généralement bien maîtrisés par les experts intervenants sur ces types de projet), les aspects opérationnels deviennent de plus en plus importants et en particulier ceux associés aux systèmes d’informations.

En effet, à l’heure où les SI sont de plus en plus sophistiqués et intégrés, séparer une ou plusieurs activités et les doter d’un système d’information autonome et indépendant ne peut plus se faire manuellement et nécessite la mise en œuvre d’un projet « informatique ».

Ces projets sont généralement moins bien maîtrisés et les contraintes plus fortes :

  • Peu d’expérience de ce type de projet dans les équipes IT
  • Délais souvent très courts et contrainte de planning impérative
  • Confidentialité très forte au début ne permettant pas d’impliquer tous les acteurs ayant les connaissances nécessaires

 

Enjeux et risques des projets SI dans une restructuration

Les enjeux se situent à 3 niveaux :

  • Tout d’abord, dans le cadre de l’optimisation des coûts de l’activité cédée (souvent nécessaire pour démontrer le potentiel au futur repreneur), la simplification des processus et des systèmes d’informations associés sont des éléments importants qui accompagnent la modification du modèle opérationnel.
  • Ensuite, il s’agit surtout de faire en sorte que lors de la bascule informatique correspondant au closing, la gestion opérationnelle et financière soit la moins perturbée possible : fermeture des systèmes pendant un laps de temps assez court, reprise des livraisons et de la facturation immédiatement, continuation de la production et des achats sans rupture, démarrage de la nouvelle gestion comptable…
  • Enfin, il y a généralement un TSA IT (contrat de service) qui se met en place afin d’assurer pendant une période de transition la fourniture au repreneur de la solution informatique et de lui permettre, in fine, de devenir directement le maître d’œuvre des SI de l’activité qu’il vient d’acquérir ; au-delà des aspects contractuels, la gestion de ce TSA est aussi très dépendante du projet SI en lui-même.

 

La non-maîtrise du projet peut avoir des conséquences parfois critiques :

  • Impact sur les négociations en cours avec l’acheteur (lorsque l’on découvre tardivement que la solution qui sera fournie ne correspond pas à ce qui a été promis initialement),
  • Dégradation de la gestion opérationnelle après la scission (dans les activités cédées, mais aussi dans celles qui restent)
  • Coûts de fonctionnement supérieurs aux montants facturables au titre du TSA IT
  • Surcoûts significatifs à prendre en charge pour la séparation définitive
  • Et, dans le pire des cas, décalage de la date de clôture et de cession

 

Les 4 sujets clés à traiter

Au-delà des aspects habituels liés aux projets SI classiques (organisation du projet, pilotage, planification…) 4 sujets majeurs doivent impérativement être traités et conditionnent la réussite du projet.

 

Le périmètre applicatif et les solutions de principe

Globalement et pour chaque application, plusieurs solutions peuvent être étudiées :

  • Créer de nouvelles entités dans les systèmes existants et migrer les données nécessaires
  • Dupliquer le système totalement et nettoyer/supprimer/archiver les données inutiles
  • Mettre en œuvre une nouvelle solution plus simple et migrer les données nécessaires
  • S’organiser avec le repreneur pour qu’il prenne directement en charge dès la bascule une partie des traitements dans ses propres systèmes

Il faut donc en premier lieu faire un « inventaire » et se poser les questions suivantes :

  • Quels sont les applications et modules qui sont concernés par le projet ?
    • ERP : modules et domaines fonctionnels
    • Applications connexes (opérationnelles, financières, techniques en faisant le tri de celles qui sont réellement dépendantes de la notion d’entité juridique)
  • Est-il absolument nécessaire de transférer tout ce qui est utilisé à l’heure actuelle ou peut-on trouver des solutions plus simples, moins onéreuses et finalement plus en rapport avec la taille de la nouvelle structure ?
  • Peut-on décaler dans le temps le traitement de certaines applications non critiques (enjeux de séparation faible, utilisation non permanente…)

 

Les données

À la différence d’un projet classique de refonte de système, l’aspect données est ici plus critique car :

  • Se pose la question générale de la propriété des données
  • La demande des utilisateurs concernés est généralement qu’il n’y ait aucune modification et qu’ils conservent tout ce qu’ils avaient « avant » (ce qui est parfois impossible ou très complexe selon le scénario de migration des applications)

Le point critique est très souvent la cohérence des critères pris en compte pour chaque sujet et la découverte, parfois tardive, d’incohérences, de complexités ou de cas particuliers qui peuvent bloquer les migrations informatiques.

Quelques exemples :

  • Articles / produits ne faisant pas partie de l’activité cédée, mais qui se retrouvent dans les commandes de clients faisant clairement partie du périmètre de cession
  • Critères financiers et critères opérationnels qui aboutissent à des affectations différentes
  • Commandes d’achats sur lesquelles aucun critère simple n’existe, cas des consommables réellement partagés entre les activités,

Dans ce cadre, se pose aussi la question des données historiques (indispensables pour le pilotage et le suivi de la performance) ce qui peut poser problème lorsque la solution retenue implique une reprise complète des données.

 

Les impacts processus

La modification des processus du fait du projet de restructuration devra aussi être traitée. On peut distinguer 3 thèmes :

  • Dans tous les cas il y a les impacts sur les processus opérationnels avec les clients et les fournisseurs : au-delà des aspects contractuels et organisationnels qui ont déjà des impacts sur les SI, les cas les plus complexes se trouvent dans les entreprises utilisant des technologies d’échanges informatisés avec leurs partenaires. Dans ce cadre, les modifications doivent se faire en coordination avec chaque partenaire ce qui n’est pas toujours très simple lorsqu’ils sont nombreux !
  • La création de nouveaux processus : dans certains cas, le projet de scission va créer des nouveaux processus de sous-traitance qui étaient auparavant de simples cessions internes. Autant le cas des services administratifs ou financiers est simple, autant celui créé par de la sous-traitance de production peut être beaucoup très complexe.
  • La simplification de processus administratif : le projet est aussi l’occasion de revoir et simplifier certains processus à prendre en compte coté SI.

 

La question des licences

Dans le cas d’une scission, la cession des droits d’usage doit être analysée avec soin au regard des contrats de licences, mais aussi de la réglementation (en particulier européenne). En effet, les contrats des éditeurs sont bien souvent très limitatifs sur ce sujet alors que la législation européenne donne des droits de cession à toute société ayant acquis des licences sur le territoire Européen. Ce point doit donc être anticipé dès le début.

 

Synthèse

Chaque projet de ce type est un cas particulier et nécessite une approche spécifique. Au-delà du risque de blocage que génère un projet IT non maitrisé (décalage d’une date de reprise/vente à cause d’un projet IT en retard), l’anticipation du projet « SI et processus » présente aussi des enjeux significatifs dans le cadre du projet global car il permet d’intégrer en amont des évolutions qui peuvent être valorisées vis-à-vis de l’acheteur potentiel.

Par ailleurs, dans le cas très spécifique de projet ayant des aspects rétroactifs d’un point de vue financier (création de nouvelles structures rétroactivement au début d’exercice), il est possible dans certains cas de réaliser une bascule informatique anticipée qui permettra de simplifier de manière très significative le projet dans son ensemble.

Recevez nos derniers articles!
Les meilleures pratiques des entreprises dans votre boite mail tous les mois.
Nous détestons les spams! Votre adresse email ne sera jamais cédée ou revendue.

About Author

Frank Piermé

Ingénieur de l’Ecole Centrale de Paris, Frank Piermé travaille dans le secteur du consulting depuis ses débuts. En 2004, il crée LISA Management et devient consultant indépendant. Son expertise fonctionnelle, financière et technique lui permet de piloter des projets transverses à fort enjeu dans des environnements complexes. Il est un interlocuteur apprécié tant des Managers opérationnels et financiers que des Directeurs Informatiques pour tous les projets qui concernent les processus et les systèmes d’informations.

Un commentaire

  1. Voilà un article bien fourni qui peut éclairer les entreprises dans leur projet de restructuration. Il est évident que la sécurité informatique constitue un domaine clé qui garanti le succès d’un projet ou a contraire faire perdre des données sensibles à l’entreprise.

Leave A Reply