8 clés pour limiter les risques d’impayés

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Le nombre de défaillances d’entreprises sur un an est de 63 775 à fin mars 2015, et un quart d’entre elles s’explique par des retards de règlement ou des impayés. Le « risque client » reste donc la première cause de défaillance des entreprises. Pourtant, la mise en œuvre de quelques bonnes pratiques permet de réduire significativement le risque d’impayés… sans pouvoir toutefois le supprimer…

Voici les 8 clés d’une organisation efficace pour maitriser les impayés.

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  1. Préciser les conditions de règlement et les faire valider

Le premier conseil pour éviter les impayés est d’obtenir l’accord du client sur l’ensemble des conditions de l’accord commercial : le prix détaillé de l’ensemble des services et/ou produits, bien sûr, mais également les conditions de règlement : délais (comptant, 30 jours fin de mois, …) et modalités (chèque, virement, …). Et pour que ces informations puissent être opposables en cas de défaut du client, le mieux est d’avoir un accord signé et tamponné du client (pour un professionnel) sur un document commercial (devis, bon de commande, …).

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  1. Sécuriser ses Conditions Générales de Vente

Pour renforcer l’information du client sur les conditions de vente, lors de son accord (par l’acceptation du devis, bon de commande, …), il faut également lui faire valider les Conditions Générales de Vente. Celles-ci, annexées au document commercial (verso du devis, par exemple), doivent être claires, concises, et évoquer la résolution des impayés. C’est par exemple dans les CGV, que les pénalités de retard (en cas de règlement de facture après l’échéance) sont précisées. Elles doivent également préciser les modalités de traitement des litiges en cas d’impayés.

Ces CGV régissant l’ensemble des échanges commerciaux, il est capital de les faire valider par un expert juridique pour en vérifier la validité et l’exhaustivité (tout du moins que l’ensemble des mentions essentielles sont bien présentes), mais aussi de les revoir périodiquement pour les amender en fonction des expériences avec les clients (litiges, impayés …).

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  1. Vendre à des clients de confiance

Ensuite, un principe de prudence est de vendre à des clients de confiance. Ce principe ne peut toutefois être appliqué qu’à certaines transactions, et particulièrement au B2B. Ainsi, pour les gros contrats (le seuil dépendant de l’activité et des capacités financières de l’entreprise), quelques contrôles élémentaires permettent de limiter les risques :

  • Vérifier que le client existe bien : il arrive que des commandes proviennent de sociétés fictives. Un simple contrôle de l’immatriculation au RCS (sur Infogreffe, societe.com…) permet de prévenir ce risque.
  • Contrôler sa solvabilité : une vérification des caractéristiques des plus gros clients (date de création de la société, chiffres financiers clés tels que l’EBE ou le résultat d’exploitation), en général disponibles sur Internet (à condition qu’elles aient bien déposé leurs comptes), peut fournir des indices quant à leur capacité à faire face aux factures).

En cas de doute sur la solvabilité du client, deux issues sont envisageables :

  • Stopper le processus commercial : il vaut parfois mieux refuser une commande que d’engranger des risques trop importants,
  • Poursuivre la commande, mais en prenant des garanties supplémentaires (acompte plus important, découpage de la commande en tranches, …).

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  1. Assurer un suivi du recouvrement des factures émises

Il est essentiel de suivre régulièrement le règlement des factures. Ce point peut sembler évident, mais l’expérience montre qu’il n’est pourtant pas toujours (bien) mis en œuvre. En effet, en matière de recouvrement, la rapidité de traitement est un critère capital de performance. Si la probabilité d’être payé proche de l’échéance est de presque 100% (à condition d’avoir suivi les conseils précédents), seul un dossier sur deux en retard de 9 mois sera réglé.

Donc, plus tôt le risque d’impayé est détecté, plus la probabilité de trouver une solution est grande. Le recouvrement est une affaire du quotidien !

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  1. Anticiper le défaut par un recouvrement commercial

En cas de retard de quelques jours sur le règlement d’une facture par un client, ou en cas de suspicion de retard (par exemple lorsque d’autres factures de ce client sont en retard), il n’est pas nécessaire (et ce serait même contre-productif) de le menacer d’aller en justice. Il faut malgré tout gérer la situation rapidement en lui notifiant, par téléphone ou mail, sur un ton commercial, le retard.

Dans la majorité des cas, ce rappel permet de régulariser l’impayé dans les jours suivants.

Si ce n’était toutefois pas le cas, cette relance vous fournira des indices importants pour la poursuite de la procédure :

  • Si le client indique qu’il ne paiera pas du fait d’un litige, une solution commerciale sera trouvée pour les litiges avérés et une gestion des « faux litiges », notamment en se rapportant aux pièces contractuelles, doit être assurée.
  • Si le client avertit qu’il n’est pas en mesure de régler la facture pour l’instant, mais qu’il l’honorera, l’objectif est de trouver un accord qui satisfait les deux parties : accorder un délai supplémentaire… mais pas trop long pour éviter que les autres factures qu’il n’a pas payé à d’autres fournisseurs passent avant les vôtres.
  • Si le client ne répond pas aux sollicitations, il s’agit probablement de mauvaise foi de sa part et il est temps de passer à l’étape plus formelle du recouvrement amiable.
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  1. Mettre en place un recouvrement amiable rigoureux

Le changement d’interlocuteur est un accélérateur du recouvrement. En effet, ce n’est plus le commercial qui est en relation avec le client, mais un service spécialisé (au moins en apparence). La situation devient alors plus grave pour le client.

En effet, recevoir un premier courrier de notification demandant le règlement sous peine de poursuite fait généralement réagir le client. À noter qu’il est possible à ce stade (si cela est notifié dans les CGV) d’exiger un forfait de recouvrement de 40€ aux clients professionnels.

Si toutefois le client ne régularise pas la situation rapidement, une mise en demeure de payer sous quinzaine, envoyée en recommandé, permet d’alimenter le dossier en cas de nécessité de procéder à un recouvrement contentieux.

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  1. Assurer un recouvrement contentieux sur les dossiers sensibles

Lorsque les étapes amiables n’ont pas permis de régulariser la situation, l’issue prioritaire est la procédure judiciaire d’injonction de payer, déposée auprès du tribunal de commerce, tribunal d’instance ou de grande instance (selon le type et le montant des créances) du siège du débiteur.

Cette procédure est simple, rapide et permet, dans une très grande majorité des cas présentés (notamment si les étapes décrites ci-dessus ont été respectées et que le dossier est alimenté des différents échanges et courriers), d’obtenir un titre exécutoire permettant de faire appel à un huissier pour obtenir une exécution forcée, c’est-à-dire une saisie.

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  1. Piloter le bilan économique du recouvrement

Il est parfois plus judicieux d’abandonner une créance que d’entrer dans un processus complexe et potentiellement long, notamment pour les plus petites créances lorsque les impayés restent peu nombreux (à cet effet, il faut vérifier dans la durée que l’abandon de créances ne doit pas générer une augmentation des petits impayés).

De même, en cas de litige avec un client, il peut être préférable d’effectuer un geste commercial en acceptant sa responsabilité, et récupérer immédiatement une partie de la créance, plutôt que d’essayer de tout récupérer des mois (voire des années) plus tard.

Ainsi, le bilan économique du recouvrement permet d’affiner sa stratégie pour atteindre une performance optimale (meilleur équilibre entre le montant recouvré et les charges liées au recouvrement).

 

Pour maitriser sa trésorerie et garantir sa rentabilité, toute entreprise doit mettre en place un processus de recouvrement efficace, connu de tous ses acteurs et piloté finement. En effet, grâce à des actions à fort retour sur investissement, le risque client diminue significativement.

Et pour ceux qui veulent réduire encore plus les risques, par exemple en cas de contrats majeurs, il est possible de s’assurer contre le risque client via l’assurance-crédit (éventuellement accouplée à une solution d’affacturage). Mais seule une étude spécifique permettra de déterminer si cela est nécessaire… au regard de la performance de votre filière Recouvrement !

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Brice Reichlé
Entreprise / organisation

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Gérant du cabinet de conseil ProCid basé à Avignon (Vaucluse), accompagne les dirigeants d’entreprises sur la création et la gestion de leur structure. Il a notamment développé une expertise en développement managérial dans des environnements variés (PME, grands comptes, institutions).

5 commentaires

  1. Une liste effectivement très pratique pour tous ceux qui ont des problèmes avec les impayés de leurs clients. Mais pas toujours suffisante compte tenu du contexte économique en place. Nos clients attendent, eux aussi, des paiements de clients et au final, nous sommes tous dépendant du maillons le plus faible de la chaine !

    • REICHLE

      Effectivement, la mise en œuvre de ces bonnes pratiques ne permet pas d’assurer un recouvrement à 100% des créances.
      Par contre, étant démontré que la rapidité d’exécution est un critère incontournable de performance du recouvrement, ne pas structurer correctement son processus recouvrement renforce le risque de ne pas être payé.
      En effet, si un autre créancier est plus efficace, il sera réglé en priorité par rapport à celui qui n’a pas réagi…

  2. videoproductionservice on

    J’ai eu la malheureuse expérience de travailler avec la société Agence Oblique située a Paris.

    Apres une prestation parfaite d’une série de tournages vidéo en Chine ou se trouve ma société, il rencontre des difficultés de paiement avec son donneur d’ordre situé lui aussi en Chine.
    Les raisons évoqués concernent le nombre de ticket d’entrées du salon sur lequel Ambroise et son partenaire c’était mis d’accord.

    N’ayant pas reçu l’argent escompté, il décide simplement de ne pas payer ses prestataire basé a l’étranger!
    Pire, il utilise quand même les images tournées a son propre compte pour promouvoir sa société.
    Même un de ses cameraman, monte une vidéo contenant mes images pour montrer son talent de « cameraman »

    A l’heure ou tout le monde le félicite de la réussite de cette entreprise, il serait bon de pouvoir prévenir ceux qu’il écrase pour avancer!

    Merci pour votre soutien,

    Etant base en Chine, il me semble bien complique d’utiliser les moyens que vous proposez dans cette article, avez vous des suggestion?

  3. Bonjour!
    Merci pour ces quelques clés astuces très utiles pour mes activités professionnelles concernant la promotion de la prévention des impayés de diverses entreprises qui rencontrent des difficultés sur la suppression des dettes envers les partenaires financiers.

  4. Bonjour !
    Très on article !
    Cependant des fois les astuces en internes ne suffisent pas face à certains clients de mauvaise fois.
    Ca a été mon cas, j’ai décidé de faire appel a une société de recouvrement suite au temps que je perdais avec ces relances. Ils ont réussi a recouvrer l’argent qui été dehors en un rien de temps !
    Je vous donne leur cabinet si comme moi, vous n’avez plus de recours.
    http://www.cabinetdf.fr

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